Personvernerklæring for kunder av SØIR IKS
Her får du informasjon om hvordan Sør-Østerdal interkommunale renovasjonsselskap IKS samler inn og bruker personopplysninger når innbyggere og andre brukere på en eller annen måte er i kontakt med oss. En personopplysning er enhver opplysning eller vurdering som kan knyttes til deg som enkeltperson. Vi lagrer kun informasjon som er nødvendig for å kunne betjene våre forpliktelser i henhold til inngåtte avtaler eller for å kunne utføre en leveranse. Vi begrenser bruken til det som er strengt nødvendig ut fra hvilken tjeneste vi skal yte eller har behov for. Vi håper at dette bidrar til trygghet og tillit til at personopplysninger blir behandlet på en korrekt og forsvarlig måte.
Hvem er behandlingsansvarlig?
Det er daglig leder Bjørn Erik Jønsberg som er ansvarlig for behandling av personopplysninger i SØIR.
Hva er formålet?
SØIR behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre lovpålagte oppgaver og andre tjenester, samt for å kunne saksbehandle henvendelser. Vi benytter personopplysningene til disse formålene:
- Kundeadministrasjon, fakturering og levering av varer og tjenester
- Leverandøradministrasjon, mottak av varer og tjenester
- Relevant informasjon og kundeoppfølging, som SMS-varsling og/eller nyhetsbrev
Generelt om SØIRs behandling av personopplysninger
SØIR innhenter personopplysninger som er nødvendige for å kunne utføre de oppgaver og tjenester vi er satt til å utføre. Vi har ansvaret for at personopplysningene blir behandlet på en sikker måte, fra innhenting til lagring og sletting.
Hva er det rettslige grunnlaget?
Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i SØIR er for det meste hjemlet i lov. Sentrale lover er:
Forurensingsloven
Forskrift om renovasjon
Avfallsforskriften
Forvaltningsloven
Bokføringsloven
Regnskapsloven
I noen tilfeller behandler vi personopplysninger basert på ditt samtykke. I slike tilfeller blir du informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke. Du kan når som helst trekke ditt samtykke tilbake.
Det er også nødvendig å behandle personopplysninger når det inngås en avtale.
Hvordan sikres opplysningene?
SØIR har ansvar for at personopplysninger er tilstrekkelig sikret, og vi har rutiner som skal sikre at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til opplysningene. Personopplysninger kan ikke endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.
Noen av våre data lagres i systemer som driftes av andre. Disse dataene behandles på våre vegne i henhold til våre instrukser og inngått databehandleravtale, i overensstemmelse med norsk og europeisk personvernlovgivning. Vi har også eget personvernombud som sikrer at oppgavene blir utført i samsvar med personopplysningsloven og regler gitt i henhold til loven.
Lagringstid
Vi oppbevarer personopplysningene kun så lenge det er nødvendig i henhold til å utfylle våre plikter eller for å oppfylle bestemte lovkrav. Dette innebærer at lagringstiden for ulike typer opplysninger vil kunne variere. Vi vil slette eller anonymisere kategoriene av dine personopplysninger når opplysningene ikke lengre er nødvendig.
Nettbasert behandling av personopplysninger
SØIR har eget nettsted: www.soir.no. Det er frivillig å oppsøke våre nettbaserte tjenester, og behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.
Løsningen driftes av SØIRs eget personell med bidrag fra leverandøren innen utvikling, drift og vedlikehold av nettstedet. Vi har databehandleravtale med leverandøren.
Informasjon lagret i elektroniske skjema
Vi bruker elektroniske skjema for å gjøre det enklere å sende inn søknader og meldinger:
- Søknad om fritak for renovasjonsgebyr for ubebodd eiendom
- Melding om bruksendring.
- Bestilling eller bytte av beholdere
Når du fyller ut elektroniske skjemaer på nettstedet vårt, vil informasjonen du gir fra deg bli sendt sikkert til den saksbehandler eller avdeling som trenger informasjonen til sin saksbehandling.
Bildebruk
Bildene vi bruker på nettsidene er som oftest illustrasjonsbilder. Ved bruk av bilder tatt i forbindelse med våre tjenester innhenter vi samtykke først.
Sosiale medier
SØIR driver ikke saksbehandling i sosiale medier, og samler ikke data i sosiale medier utover nevnte cookies og web-analyse.
Kunder
Innsamling av avfall: SØIR har lov å innhente personopplysninger fra abonnenter for å utøve offentlig myndighet hjemlet i Forurensningsloven § 30, kommunal innsamling av husholdningsavfall.
Vi innhenter personopplysninger fra deg direkte, fra noen som representerer deg eller fra andre kilder som du har pekt ut eller som følger naturlig av den type tjeneste vi skal yte eller tilby til deg. Noen ganger har vi behov for å innhente opplysninger direkte fra andre offentlige eller private institusjoner. Personopplysninger som navn, adresse og kontaktinformasjon hentes fra Norges offisielle eiendomsregister (matrikkelsystemet). Eventuelle helseopplysningene er det abonnenten som oppgir.
Personopplysningene lagres i fagsystemet Komtek som er levert av Norkart. Nødvendige Helseopplysningene er unntatt offentlighet, og slettes så raskt formålet er oppnådd.
Vi lagrer dine personopplysninger så lenge du bor i området hvor SØIR utøver renovasjonstjenesten. Vi lagrer opplysninger så lenge det følger av lov, og der det oppstår et særlig behov, f.eks. ved klager eller krav som rettes mot oss eller av oss.
Gjenvinningsstasjon og avfallsanlegg:
SØIR behandler personopplysninger som er nødvendig for at du skal få levert og betalt for avfallet du leverer på gjenvinningsstasjonen. Personopplysningene hentes fra deg som kunde og lagres i fagsystemer som håndterer bankterminal og fakturering. Vi lagrer dine personopplysninger i henhold til bokføringsloven og regnskapsloven, i inntil 10 år. I andre tilfeller benytter SØIR personopplysningene innhentet for å oppfylle en avtale, f. eks en serviceabonnementsavtale.
Næringskunder
SØIR oppbevarer opplysninger som er nødvendig for å ivareta inngåtte avtaler. Personopplysninger begrenses til navn, stilling, epost og tlf.nr til ansatte i virksomheten, men kan også omfatte enkeltpersoner som kjøper ikke-lovpålagte tjenester. Informasjon om virksomheter som ikke er kredittverdige kan dermed også omfatte enkeltpersoner.
SMS-tjeneste
SØIR tilbyr en SMS-varslingstjeneste som varsler deg når det er tid for renovasjonstømming. Dette er en tjeneste som den enkelte kunde melder seg på og av.
Nyhetsbrev
SØIR tilbyr digital utsending av nyhetsbrev for husstander, hytteeiere og næringsdrivende. Dette er en tjeneste du gir ditt samtykke til å benytte ved at du selv melder deg på og av. Du registrerer epostadressen du ønsker at nyhetsbrevene skal sendes til. Leverandøren av disse nyhetsbrevene er Mailchimp med base i USA, og vi har vurdert tjenesten til å imøtekomme kravene i GDPR.
Saksbehandling og arkiv
SØIR har et sak/arkivsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av saksdokumenter.
Fagsystemet følger offentlige standarder og er tilgangs- og rollestyrt. Det er utarbeidet nødvendige rutiner og styrende dokumenter som sikrer at saksbehandlingen er i samsvar med gjeldende lovverk.
Her behandles personopplysninger for å oppfylle våre lovpålagte oppgaver etter bl.a. forurensingsloven og renovasjonsforskriften i samsvar med personopplysningsloven, forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven.
Det registreres ulike typer personopplysninger i sak/arkivsystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer etter arkivlovgivningens regler. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Som en del av den pålagte saksbehandlingen innhenter SØIR i noen tilfeller opplysninger fra andre etater på eget initiativ etter lovhjemmel i forvaltningsloven.
Korrespondanse med SØIR journalføres etter arkivlovens retningslinjer.
E-post og telefoni
SØIR benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet, og det kan forekomme at vi bruker e-post eller telefon til deler av saksbehandling. I slike tilfeller skal saksbehandler journalføre relevant korrespondanse i tilhørende fagsystem.
Saksbehandling som inneholder sensitive personopplysninger gjøres ikke på e-post. Mottatte e-post som inneholder sensitive opplysninger slettes og skal ikke distribueres videre. Henvendelser du sender direkte via e-post til oss, sendes ikke kryptert. Vi oppfordrer deg derfor om ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post. Informasjonen som blir sendt inn digitalt, vil bli behandlet som fortrolig, så sant du ikke har gitt samtykke til noe annet.
SØIRs medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter, og vi har egen rutine for e-post som gjelder alle ansatte. Ved fratreden slettes e-post automatisk etter en kortere karantenetid, og e-post vil ikke bli videresendt til annen mottaker i SØIR.
Telefonsamtaler logges med telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen i vår telefonsentral. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.
Besøk i SØIR IKS lokaler
Vi loggfører ikke besøkende hos SØIR IKS.
Kameraovervåking
Uteområdet på Hornmoen gjenvinningsstasjon er kameraovervåket. Kameraovervåkingen har som formål å hindre at uvedkommende skaffer seg adgang til SØIRs områder, og skal virke preventivt på uønskede hendelser som for eksempel dumping av (farlig) avfall utenfor angitt sted og tyveri av innlevert avfall både i og utenfor arbeidstid. Dette er situasjoner som skaper problemer og kan potensielt være farlig, både for miljø, helse, de ansattes arbeidssituasjon og SØIR som organisasjon. Dersom uønskede hendelser oppstår, vil opptak kunne brukes til oppklaring.
Det er skilt som informerer om kameraovervåking når du kommer inn på området til gjenvinningsstasjonen. Opptak slettes når det ikke lenger er saklig grunn for oppbevaring. Hos SØIR slettes opptakene automatisk etter 7 dager, men opptakene kan likevel oppbevares inntil 30 dager dersom det er sannsynlig at opptaket vil bli utlevert til politiet i forbindelse med etterforskning av straffbare handlinger eller ulykker.
Utleveres opplysningene til tredjeparter?
Ved enkelte anledninger blir dine personopplysninger formidlet til andre. Det kan være samarbeidsorganer eller andre som vi har plikt til å gi informasjon til. I slike tilfeller vil SØIR alltid forsikre seg om at delingen skjer basert på lovlig grunnlag.
Dine rettigheter
Både norsk og europeisk lovgivning gir deg rettigheter knyttet til personopplysninger som gjelder deg. Som registrert har du i utgangpunktet følgende rettigheter:
Innsyn i egne opplysninger
Alle som er registrert i våre systemer har rett til å be om innsyn i egne opplysninger.
Innsyn kan begjæres ved å ta kontakt med SØIR.
Retting og sletting
SØIR plikter på selvstendig grunnlag å slette personopplysninger som ikke lenger er relevante for behandlingen. Dette selv om opplysningene ikke er feilaktige eller mangelfulle, og innen rimelig tid.
Iht. personlovgivningen har du rett til å kreve at uriktige eller ufullstendige opplysninger blir rettet eller supplert, og at opplysninger SØIR ikke har adgang til å behandle blir slettet. Krav om retting eller sletting skal besvares kostnadsfritt innen 30 dager.
Disse rettighetene kan likevel være begrenset i visse situasjoner, som for eksempel hvis vi er lovpålagt å behandle personopplysningene. Plikten til å slette personopplysninger er i noen tilfeller begrenset av annet lovverk som forurensingsloven, regnskapsloven og arkivloven. Det kan også gjøres unntak fra sletteplikten for data som lagres for historisk, vitenskapelig eller statistisk formål.
Klagemulighet
Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Kontaktinformasjon finner du på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no
Ta gjerne kontakt med oss først!
Spørsmål om personvern
Vi har eget personvernombud som jobber for at personvernet ivaretas på en god måte, både for ansatte og innbyggere. Personvernombudet skal også bistå deg med å ivareta dine rettigheter, samt påpeke brudd på regelverket overfor den som er ansvarlig.
Dersom du har spørsmål om vår behandling av dine personopplysninger kan du ta kontakt med oss på: post@soir.no eller du kontakte personvernombudet i SØIR på e -post: pernille.hammer@elverum.kommune.no
Gjennomføring av endringer
Vi vil med jevne mellomrom kunne oppdatere denne personvernerklæringen for å gjenspeile eventuelle endringer på nettstedet eller ved vår nettstedspolitikk.
Sist revidert 27.09.2023